Il problema della gestione dei documenti

document_managementIl Document management system (DMS), letteralmente “Sistema di gestione dei documenti” sono un insieme di strumenti software e hardware che consentono di organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti.

Gli applicativi che compongono questi prodotti permettono di catalogare, organizzare, spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e non.

Fino a qualche tempo fa era opinione diffusa che la presenza dei Personal Computer e di internet sulle singole postazioni di lavoro avrebbe favorito una riduzione nel consumo di carta. La realtà negli anni però si è rivelata esattamente opposta. Dal conseguente aumento dei costi e dei problemi di gestione dei processi correlati si è quindi sviluppata una esigenza sempre più sentita di riuscire in qualche modo ad “arginare” questo fenomeno, con l’obiettivo di ridurre i volumi di documenti stampati e snellire i processi interni alle aziende.

Statistiche dimostrano che:

  • l’85% dei documenti non viene mai più riutilizzato;
  • il 50% dei documenti viene copiato fino a 6 volte;
  • circa il 7% viene smarrito.

Un recente studio sul “Documento Digitale” realizzato da  InfoCamere ha evidenziato i costi in generale, spesso nascosti, di una gestione documentale “tradizionale”. Ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all’anno. In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte generando un costo di 18 euro per documento. Per quanto riguarda l’archiviazione dei documenti, generalmente un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stato stimato in 120 euro.

I vantaggi dell’adozione del DMS sono soprattutto :

  • Riduzione degli spazi necessari (metri cubi e kg di carta in un solo DVD),
  • Abbattimento di costi di gestione ,
  • Inalterabilità dei documenti (mai più documenti sbiaditi, rovinati o macchiati),
  • Riservatezza (ogni addetto avrà la possibilità di accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti tramite password) ,
  • Efficienza del lavoro,
  • Rispetto dell’ambiente (l’utilizzo del formato elettronico invece che cartaceo, diminuisce drasticamente l’abbattimento di alberi per la produzione del cartaceo stesso)

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massimo

Analista e Programmatore, Elettronico, Esperto in Gestione Aziendale, Esperto Soluzioni Open Source. (I am a Consultant Analyst / Programmer specialized in Open Source technologies and an Expert in alternative energy and Home Automation). Author of: Phasis "Gestionale Open Source"; SeeCall "Sistema Gestione Call Center"; PiGamma "Sistema Gestione Sicurezza e Prevenzione RSPP"; Seebox “micro PC” project Electronics & PC, Building Automation Domotica (SimplyDOM), Salute & Benessere, Industrial Automation.